Google က Gmail , Google Drive အပါအ၀င္
၀န္ေဆာင္မႈမ်ားစြာ ျပဳလုပ္ေပးထားပါတယ္။ သူ႔ရဲ႕ ၀န္ေဆာင္မႈမ်ားကို တစ္ခုနဲ႔
တစ္ခု ခ်ိတ္ဆက္အသံုးျပဳႏုိင္ေအာင္လည္း ျပဳလုပ္ေပးထားပါတယ္။
ေန႔စဥ္ အသံုးျပဳေနတဲ့ Gmail နဲ႔ Google Drive ကို ေပါင္းစပ္
အသံုးခ်ႏုိင္တဲ့ နည္းမ်ား ရွိၿပီး အလုပ္ကိစၥမ်ား လြယ္ကူ လွ်င္ျမန္ေစမွာ
ျဖစ္ပါတယ္။
သတင္းအခ်က္အလက္မ်ား ကို ရွာေဖြျခင္း
---------------------------------------------
အင္တာနက္ အသံုးျပဳသူမ်ား အျမဲ ျပဳလုပ္ေလ့ရွိတာကေတာ့ မတူညီတဲ့ ၀န္ေဆာင္မႈမ်ားမွာ သတင္းအခ်က္အလက္မ်ား ကို ရွာေဖြၾကတာျဖစ္ပါတယ္။ Gmail မွာ အီးေမးမ်ား ရွာေဖြၾကသလို Google Drive မွာလည္း သိမ္းထားတဲ့ ဖိုင္မ်ား ကို ရွာေဖြၾကပါတယ္။ တစ္ခုခ်င္းစီမွာ ရွာေဖြစရာ မလိုဘဲ Google Drive မွ ဖိုင္မ်ားကို Gmail မွ ရွာေဖြႏုိင္ရင္ အဆင္ေျပေစမွာပါ။ ဒီလိုျပဳလုပ္ဖို႔ Gmail Settings ထဲမွ Labs ထဲသြားပါ။ Apps Search ကို Enable ျပဳလုပ္ပါ။
ၿပီးရင္ Gmail Search Box မွာ စာရိုက္လိုက္ရင္ Google Drive မွ ဖိုင္မ်ားကိုပါ Dropdown Arrow ရဲ႕ ေအာက္ေျခမွာ ျပသေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
Search ခလုတ္ ကို ႏွိပ္ရင္လည္း Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ကို အီးေမးမ်ား ရဲ႕ ေအာက္ေျခမွာ က႑ တစ္ခုအေနနဲ႔ သီးျခား ေဖာ္ျပေပးထားတာကိုေတြ႔ရမွာပါ။
Email Attachment မ်ားကို Google Drive သို႔ ကူးေျပာင္းျခင္း
--------------------------------------------------------------------
Gmail Attachment မ်ားကို Google Drive သို႔ ကူးေျပာင္းႏိုင္ဖို႔ Google က ျပဳလုပ္ေပးထားပါတယ္။ အဲဒီအတြက္ Attachment မ်ားကို ေဒါင္းလုပ္ ရယူၿပီး Google Drive သို႔ Upload ျပန္လုပ္ရတဲ့ အလုပ္ရႈပ္မႈ ကင္းေ၀းေစမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
အီးေမးရဲ႕ေအာက္ေျခ မွာ Attachment ကို ျပသထားတာ ေတြ႔ရမွာပါ။ Mouse Cursor ကို Attachment ေပၚတင္ပါ။
ဒါဆိုရင္ Google Drive Icon ကို Download Icon ရဲ႕ ေဘးမွာ ေတြ႔ရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ Google Drive Icon ကို ႏွိပ္ရင္ Attachment ကို Google Drive မွာ သိမ္းေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
Dropdown List မွာ ဖိုင္ ကို Google Drive ရဲ႕ ဘယ္ဖိုဒါမွာ သိမ္းမလဲဆိုတာ ကို ေရြးခ်ယ္ႏုိင္ပါတယ္။
Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ကို Attach ျပဳလုပ္ျခင္း
-----------------------------------------------------
သင့္ရဲ႕ Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ကို Gmail မွာ လြယ္ကူစြာ Attach လုပ္ႏုိင္ပါတယ္။ အီးေမးတစ္ခု ကို ေရးသားၿပီးရင္ ေအာက္ေျခမွ Send ခလုတ္ ရဲ႕ ညာဘက္ေဘး မွ Googel Drive Icon ကိုႏွိပ္ပါ။
ဒါဆိုရင္ ၀င္းဒိုး တစ္ခုေပၚလာမွာ ျဖစ္ၿပီး Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ကို Attach လုပ္ႏုိင္ပါၿပီ။ ဖိုင္တစ္ခုထက္ပိုၿပီး Attach လုပ္ႏုိင္ပါတယ္။
Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ေျပာင္းလဲမႈ ကို အသိေပးခုိင္းပါ။
----------------------------------------------------------------
Google Drive မွာ ဖိုင္တစ္ခု ကို အျခား သူမ်ားနဲ႔ ပူးေပါင္း ျပဳလုပ္ႏုိင္ပါတယ္။ အလုပ္ကိစၥမ်ား ပူးေပါင္း ျပဳလုပ္တဲ့ အခါမွာ အသံုး၀င္ပါတယ္။ ဖိုင္ တစ္ခု ကို အျခား တစ္ေယာက္ က ျပဳျပင္လိုက္တဲ့အခါမွာ သင္ က သိရွိေနဖို႔ဆိုတာ အေရးႀကီးပါတယ္။ အဲဒီလို သိရွိႏုိင္ေအာင္ ဖိုင္ ကို ဖြင့္ၿပီး Tools Menu ကို ႏွိ္ပ္ပါ။ Notification Rules ကို ႏွိပ္ပါ။
အဲဒီမွာ Notification Rules မ်ား သတ္မွတ္ႏုိင္ပါတယ္။ ေျပာင္းလဲမႈ အားလံုး ကို သိႏုိင္ဖို႔ Any changes are made မွာ အမွန္ျခစ္ေပးပါ။ Spreadsheet မွာ ေျပာင္းလဲသြားတဲ့ အပိုင္းကို သိဖို႔ နဲ႔ ေျပာင္းလဲသြားတဲ့ Cells မ်ားကို သိဖို႔လည္း သတ္မွတ္ထားႏုိင္ပါတယ္။
Google Sheet ျဖင့္ အီးေမးမ်ား ကို Schedule ျပဳလုပ္ျခင္း
----------------------------------------------------------------
Google Sheet ရဲ႕ အကူအညီနဲ႔ အီးေမးမ်ား ကို Schedule ျပဳလုပ္ႏုိင္ပါတယ္။ ဒီလိုျပဳလုပ္ဖို႔ Digital Inspiration နည္းပညာ ၀က္ဆိုက္က Gmail Scheduler Sheet ကို ျပဳလုပ္ေပးထားပါတယ္။ Gmail Scheduler Sheet ကို ေအာက္က လင့္ ကေန ေကာ္ပီ ကူးၿပီး Google Drive မွာ သိမ္းပါ။
http://goo.gl/iyY30o
ေကာ္ပီ ကူးလိုက္ရင္ Gmail Scheduler Sheet ကို ဖြင့္ေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ Gmail Scheduler Sheet Menu ကို ႏွိပ္ၿပီး Authorize ကို ႏွိပ္ပါ။
ေနာက္အဆင့္မွာ Gmail ကို သြားၿပီး အီးေမးတစ္ခု ေရးသားပါ။ အီးေမးကို မပို႔ဘဲ ပိတ္လိုက္ရင္ Draft ထဲထည့္ေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ Gmail Scheduler Sheet Menu မွ Fetch Messages ကို ႏွိပ္ရင္ Draft ထဲမွ အီးေမးအားလံုး ကို ျပေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ Schedule လုပ္ခ်င္တဲ့ အီးေမးရဲ႕ Scheduled Time မွာ Double Click ႏွိပ္ၿပီး ေန႔ရက္ သတ္မွတ္ႏုိင္ပါတယ္။
ေန႔ရက္ သတ္မွတ္ၿပီးရင္ သတ္မွတ္ထားတဲ့ ေန႔ရက္ ကို Scheduled Time မွာ ျပသေပးမွာျဖစ္ၿပီး Status မွာလည္း အေျခအေန ကို ေတြ႔ျမင္ႏုိင္ပါတယ္။
Gmail Scheduler Sheet ရဲ႕ အားနည္းခ်က္တစ္ခု က အီးေမးမ်ား ကို Schedule လုပ္ၿပီး မပို႔ရေသးတဲ့ အခါမွာ Draft ထဲမွ အီးေမးမ်ား ကို Import ထပ္လုပ္ရင္ Schedule လုပ္ထားတဲ့ အီးေမးမ်ား ရဲ႕ ေန႔ရက္မ်ား ပ်က္သြားတာေတြ႔ရပါတယ္။ အဲဒီအတြက္ အီးေမး အသစ္မ်ား ကို Schedule လုပ္ရင္ Schedule လုပ္ထားတဲ့ အီးေမး အေဟာင္းမ်ား ကို ျပန္လည္ Schedule လုပ္ေပးရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
Google ရဲ႕ ၀န္ေဆာင္မႈမ်ား ကို တစ္ခုနဲ႔ တစ္ခု ခ်ိတ္ဆက္ အသံုးျပဳရတာ အသံုး၀င္လွပါတယ္။ အခုေဆာင္းပါးမွာ ေန႔စဥ္ အသံုးျပဳေနၾကရတဲ့ Gmail နဲ႔ Cloud ၀န္ေဆာင္မႈ ျဖစ္တဲ့ Google Drive ကို ေပါင္းစပ္အသံုးျပဳနည္းမ်ား ကို စာဖတ္သူ သိရွိၿပီ ျဖစ္ပါတယ္။
သူရ
သတင္းအခ်က္အလက္မ်ား ကို ရွာေဖြျခင္း
---------------------------------------------
အင္တာနက္ အသံုးျပဳသူမ်ား အျမဲ ျပဳလုပ္ေလ့ရွိတာကေတာ့ မတူညီတဲ့ ၀န္ေဆာင္မႈမ်ားမွာ သတင္းအခ်က္အလက္မ်ား ကို ရွာေဖြၾကတာျဖစ္ပါတယ္။ Gmail မွာ အီးေမးမ်ား ရွာေဖြၾကသလို Google Drive မွာလည္း သိမ္းထားတဲ့ ဖိုင္မ်ား ကို ရွာေဖြၾကပါတယ္။ တစ္ခုခ်င္းစီမွာ ရွာေဖြစရာ မလိုဘဲ Google Drive မွ ဖိုင္မ်ားကို Gmail မွ ရွာေဖြႏုိင္ရင္ အဆင္ေျပေစမွာပါ။ ဒီလိုျပဳလုပ္ဖို႔ Gmail Settings ထဲမွ Labs ထဲသြားပါ။ Apps Search ကို Enable ျပဳလုပ္ပါ။
ၿပီးရင္ Gmail Search Box မွာ စာရိုက္လိုက္ရင္ Google Drive မွ ဖိုင္မ်ားကိုပါ Dropdown Arrow ရဲ႕ ေအာက္ေျခမွာ ျပသေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
Search ခလုတ္ ကို ႏွိပ္ရင္လည္း Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ကို အီးေမးမ်ား ရဲ႕ ေအာက္ေျခမွာ က႑ တစ္ခုအေနနဲ႔ သီးျခား ေဖာ္ျပေပးထားတာကိုေတြ႔ရမွာပါ။
Email Attachment မ်ားကို Google Drive သို႔ ကူးေျပာင္းျခင္း
--------------------------------------------------------------------
Gmail Attachment မ်ားကို Google Drive သို႔ ကူးေျပာင္းႏိုင္ဖို႔ Google က ျပဳလုပ္ေပးထားပါတယ္။ အဲဒီအတြက္ Attachment မ်ားကို ေဒါင္းလုပ္ ရယူၿပီး Google Drive သို႔ Upload ျပန္လုပ္ရတဲ့ အလုပ္ရႈပ္မႈ ကင္းေ၀းေစမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
အီးေမးရဲ႕ေအာက္ေျခ မွာ Attachment ကို ျပသထားတာ ေတြ႔ရမွာပါ။ Mouse Cursor ကို Attachment ေပၚတင္ပါ။
ဒါဆိုရင္ Google Drive Icon ကို Download Icon ရဲ႕ ေဘးမွာ ေတြ႔ရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ Google Drive Icon ကို ႏွိပ္ရင္ Attachment ကို Google Drive မွာ သိမ္းေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
Dropdown List မွာ ဖိုင္ ကို Google Drive ရဲ႕ ဘယ္ဖိုဒါမွာ သိမ္းမလဲဆိုတာ ကို ေရြးခ်ယ္ႏုိင္ပါတယ္။
Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ကို Attach ျပဳလုပ္ျခင္း
-----------------------------------------------------
သင့္ရဲ႕ Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ကို Gmail မွာ လြယ္ကူစြာ Attach လုပ္ႏုိင္ပါတယ္။ အီးေမးတစ္ခု ကို ေရးသားၿပီးရင္ ေအာက္ေျခမွ Send ခလုတ္ ရဲ႕ ညာဘက္ေဘး မွ Googel Drive Icon ကိုႏွိပ္ပါ။
ဒါဆိုရင္ ၀င္းဒိုး တစ္ခုေပၚလာမွာ ျဖစ္ၿပီး Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ကို Attach လုပ္ႏုိင္ပါၿပီ။ ဖိုင္တစ္ခုထက္ပိုၿပီး Attach လုပ္ႏုိင္ပါတယ္။
Google Drive မွ ဖိုင္မ်ား ေျပာင္းလဲမႈ ကို အသိေပးခုိင္းပါ။
----------------------------------------------------------------
Google Drive မွာ ဖိုင္တစ္ခု ကို အျခား သူမ်ားနဲ႔ ပူးေပါင္း ျပဳလုပ္ႏုိင္ပါတယ္။ အလုပ္ကိစၥမ်ား ပူးေပါင္း ျပဳလုပ္တဲ့ အခါမွာ အသံုး၀င္ပါတယ္။ ဖိုင္ တစ္ခု ကို အျခား တစ္ေယာက္ က ျပဳျပင္လိုက္တဲ့အခါမွာ သင္ က သိရွိေနဖို႔ဆိုတာ အေရးႀကီးပါတယ္။ အဲဒီလို သိရွိႏုိင္ေအာင္ ဖိုင္ ကို ဖြင့္ၿပီး Tools Menu ကို ႏွိ္ပ္ပါ။ Notification Rules ကို ႏွိပ္ပါ။
အဲဒီမွာ Notification Rules မ်ား သတ္မွတ္ႏုိင္ပါတယ္။ ေျပာင္းလဲမႈ အားလံုး ကို သိႏုိင္ဖို႔ Any changes are made မွာ အမွန္ျခစ္ေပးပါ။ Spreadsheet မွာ ေျပာင္းလဲသြားတဲ့ အပိုင္းကို သိဖို႔ နဲ႔ ေျပာင္းလဲသြားတဲ့ Cells မ်ားကို သိဖို႔လည္း သတ္မွတ္ထားႏုိင္ပါတယ္။
Google Sheet ျဖင့္ အီးေမးမ်ား ကို Schedule ျပဳလုပ္ျခင္း
----------------------------------------------------------------
Google Sheet ရဲ႕ အကူအညီနဲ႔ အီးေမးမ်ား ကို Schedule ျပဳလုပ္ႏုိင္ပါတယ္။ ဒီလိုျပဳလုပ္ဖို႔ Digital Inspiration နည္းပညာ ၀က္ဆိုက္က Gmail Scheduler Sheet ကို ျပဳလုပ္ေပးထားပါတယ္။ Gmail Scheduler Sheet ကို ေအာက္က လင့္ ကေန ေကာ္ပီ ကူးၿပီး Google Drive မွာ သိမ္းပါ။
http://goo.gl/iyY30o
ေကာ္ပီ ကူးလိုက္ရင္ Gmail Scheduler Sheet ကို ဖြင့္ေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ Gmail Scheduler Sheet Menu ကို ႏွိပ္ၿပီး Authorize ကို ႏွိပ္ပါ။
ေနာက္အဆင့္မွာ Gmail ကို သြားၿပီး အီးေမးတစ္ခု ေရးသားပါ။ အီးေမးကို မပို႔ဘဲ ပိတ္လိုက္ရင္ Draft ထဲထည့္ေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ Gmail Scheduler Sheet Menu မွ Fetch Messages ကို ႏွိပ္ရင္ Draft ထဲမွ အီးေမးအားလံုး ကို ျပေပးမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ Schedule လုပ္ခ်င္တဲ့ အီးေမးရဲ႕ Scheduled Time မွာ Double Click ႏွိပ္ၿပီး ေန႔ရက္ သတ္မွတ္ႏုိင္ပါတယ္။
ေန႔ရက္ သတ္မွတ္ၿပီးရင္ သတ္မွတ္ထားတဲ့ ေန႔ရက္ ကို Scheduled Time မွာ ျပသေပးမွာျဖစ္ၿပီး Status မွာလည္း အေျခအေန ကို ေတြ႔ျမင္ႏုိင္ပါတယ္။
Gmail Scheduler Sheet ရဲ႕ အားနည္းခ်က္တစ္ခု က အီးေမးမ်ား ကို Schedule လုပ္ၿပီး မပို႔ရေသးတဲ့ အခါမွာ Draft ထဲမွ အီးေမးမ်ား ကို Import ထပ္လုပ္ရင္ Schedule လုပ္ထားတဲ့ အီးေမးမ်ား ရဲ႕ ေန႔ရက္မ်ား ပ်က္သြားတာေတြ႔ရပါတယ္။ အဲဒီအတြက္ အီးေမး အသစ္မ်ား ကို Schedule လုပ္ရင္ Schedule လုပ္ထားတဲ့ အီးေမး အေဟာင္းမ်ား ကို ျပန္လည္ Schedule လုပ္ေပးရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
Google ရဲ႕ ၀န္ေဆာင္မႈမ်ား ကို တစ္ခုနဲ႔ တစ္ခု ခ်ိတ္ဆက္ အသံုးျပဳရတာ အသံုး၀င္လွပါတယ္။ အခုေဆာင္းပါးမွာ ေန႔စဥ္ အသံုးျပဳေနၾကရတဲ့ Gmail နဲ႔ Cloud ၀န္ေဆာင္မႈ ျဖစ္တဲ့ Google Drive ကို ေပါင္းစပ္အသံုးျပဳနည္းမ်ား ကို စာဖတ္သူ သိရွိၿပီ ျဖစ္ပါတယ္။
သူရ
